Ak vaša firma využíva motorové vozidlá, vedenie knihy jázd je často zákonnou povinnosťou. Táto evidencia slúži na preukázanie používania vozidla na podnikateľské účely a má vplyv na správne uplatnenie daňových výdavkov. V článku sa pozrieme na to, čo presne kniha jázd je, aké náležitosti musí obsahovať a ako ju viesť jednoducho a bez chýb.
1. Čo je to kniha jázd?
Kniha jázd je evidencia všetkých jázd služobného vozidla. Zaznamenáva sa v nej každá cesta uskutočnená vozidlom, vrátane údajov ako dátum, účel jazdy, počet kilometrov, trasa a stav tachometra. Je dôležitým nástrojom pri daňových kontrolách a vedení účtovníctva.
2. Kto je povinný viesť knihu jázd?
Povinnosť viesť knihu jázd sa týka najmä podnikateľov a firiem, ktoré používajú vozidlo zaradené v obchodnom majetku. Ak sa auto používa len na podnikateľské účely, evidencia jázd pomáha preukázať oprávnenosť výdavkov na palivo, servis či leasing. V prípade kombinovaného použitia (súkromné aj firemné účely) je kniha jázd ešte dôležitejšia.
3. Aké údaje musí kniha jázd obsahovať?
- Dátum jazdy
- Trasa (odkiaľ – kam)
- Účel jazdy
- Začiatok a koniec kilometrov (stav tachometra)
- Počet najazdených kilometrov
- Meno vodiča
4. Manuálne vs. elektronické vedenie knihy jázd
Knihu jázd môžete viesť buď ručne (napr. v papierovej forme alebo v Exceli), alebo elektronicky prostredníctvom špecializovaných aplikácií a GPS systémov. Elektronická forma je presnejšia, pohodlnejšia a automatizuje zber údajov o trase a spotrebe. Navyše uľahčuje archiváciu a zdieľanie údajov s účtovníkom.
5. Časté chyby a ako sa im vyhnúť
- Neúplné alebo nepresné záznamy
- Zabúdanie evidovať súkromné jazdy
- Nesprávne určený účel jazdy
- Chýbajúci podpis vodiča alebo schválenie záznamov
- Nezhody v stave tachometra oproti technickej kontrole
Správne vedená kniha jázd je dôležitá nielen z pohľadu legislatívy, ale aj ako nástroj kontroly nákladov vo firme. Nech už si zvolíte akúkoľvek formu, dôležité je zabezpečiť, aby údaje boli úplné, pravdivé a archivované. Pomôžete si tým pri daňových priznaniach aj pri internom plánovaní firemných ciest.